Le principali funzioni offerte dalla piattaforma sono:
Creazione di modelli documentali in formato PDF: l'utente, utilizzando i più diffusi strumenti di office automation (Microsoft Word, Openoffice.org, Libreoffice, ecc..), definisce i modelli dei documenti che verranno utilizzati dal sistema per la generazione dei PDF. Tali modelli sfruttano un linguaggio di marcatura chiamato ZTAG per la definizione delle parti dinamiche che verranno valorizzate da ZapPDF-EL al momento della creazione del documento, integrando le varie sorgenti dati.
Creazione di flusso documentale: attraverso l’uso di ZapFlow si possono creare dei processi di workflow che consentono di attivare diverse azioni sui documenti.
Multicanalità: la soluzione consente di utilizzare differenti canali per la trasmissione dei documenti: PEC, posta elettronica semplice, integrazione con fax-server, postalizzazione
Vengono gestiti dalla piattaforma i vari aspetti relativi al delivery dei documenti:
- gestione automatica delle ritrasmissioni, allarmi in caso di errori o anomalie ripetute
- gestione delle ricevute di trasmissione
- statistiche invii
Rubrica: la piattaforma dispone di una rubrica propria, inoltre si può integrare con rubriche esterne per l’indirizzamento dei documenti generati dal sistema (integrazione tramite Active Directory, LDAP o altri connettori su richiesta del cliente).
Gestione degli accessi ai documenti: Il sistema di profilazione e gestione utenti di ZapPDF-EL permette di definire in modo puntuale le politiche di accesso al repository dei documenti ed i diritti di ogni utente (ACL). Ad esempio si può permettere ad un utente di verificare se vi siano documenti in attesa di essere trasmessi, senza però che questi possa visualizzarne il contenuto, oppure definire classi di utenti che possono creare modelli solo per specifiche tipologie di processi, ecc...