ZapProtocol registra con valore legale i documenti in entrata, uscita e interni, li classifica secondo il titolario, li assegna agli uffici e ne segue la lavorazione — insieme a delibere e determine
Il protocollo informatico dell'ente: protocolla, classifica e fascicola gli atti — tutto dall'interfaccia web, senza installazioni
Documenti ricevuti dall'esterno, ad esempio via PEC, con anteprima del messaggio e dei suoi allegati
Documenti inviati a destinatari esterni all'ente, protocollati con numero e data certi
Documenti scambiati tra gli uffici dell'amministrazione, tracciati come tutti gli altri
Le schermate ricalcano esattamente questo percorso: comprenderlo aiuta a orientarsi
La schermata di registrazione è divisa in due: a sinistra i dati, a destra l'anteprima del documento da protocollare. Tutto ciò che serve è sotto gli occhi mentre compili.
L'elenco dei protocolli si filtra per tipologia, flusso e canale; la scheda di dettaglio mostra l'avanzamento dell'iter, i soggetti coinvolti e gli allegati
Ogni provvedimento percorre una sequenza di stati ben definita, dalla stesura alla pubblicazione
In tutta l'applicazione lo stato è un badge colorato: leggi a colpo d'occhio tabelle e schede
In attesa di ricevere numero e data certi
Protocollato e preso in carico da un ufficio
Iter di lavorazione concluso
Registrazione scartata o pratica annullata
Una volta protocollato, numero e data del documento non sono più modificabili: l'operazione è definitiva
Le pratiche che richiedono un intervento, ordinate per scadenza: scaduti, entro 5, 10 o più giorni
Raccogli i documenti di una stessa pratica per ritrovarli sempre insieme
Il titolario gerarchico con cui i documenti vengono inquadrati per materia
Soggetti interni ed esterni con recapiti e PEC, pronti da selezionare in fase di registrazione
Lo storico delle operazioni: chi ha fatto cosa e quando, per tracciabilità e controllo
Uffici, ruoli, utenti e permessi: la configurazione dell'ente, riservata agli amministratori
Scadenze in evidenza, assegnazioni chiare, iter sempre tracciato. Raccontaci come lavora il tuo ente: ti mostriamo come ZapProtocol porta ordine nel protocollo informatico.
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