ZapProtocol registra con valore legale i documenti in entrata, uscita e interni, li classifica secondo il titolario, li assegna agli uffici e ne segue la lavorazione — insieme a delibere e determine.
Documenti ricevuti dall'esterno, ad esempio via PEC, con anteprima del messaggio e dei suoi allegati.
Documenti inviati a destinatari esterni all'ente, protocollati con numero e data certi.
Documenti scambiati tra gli uffici dell'amministrazione, tracciati come tutti gli altri.
Le schermate ricalcano esattamente questo percorso: comprenderlo aiuta a orientarsi.
La schermata di registrazione è divisa in due: a sinistra i dati, a destra l'anteprima del documento da protocollare. Tutto ciò che serve è sotto gli occhi mentre compili.
L'elenco dei protocolli si filtra per tipologia, flusso e canale; la scheda di dettaglio mostra l'avanzamento dell'iter, i soggetti coinvolti e gli allegati.
Ogni provvedimento percorre una sequenza di stati ben definita, dalla stesura alla pubblicazione.
In tutta l'applicazione lo stato è un badge colorato: leggi a colpo d'occhio tabelle e schede.
In attesa di ricevere numero e data certi.
Protocollato e preso in carico da un ufficio.
Iter di lavorazione concluso.
Registrazione scartata o pratica annullata.
Una volta protocollato, numero e data del documento non sono più modificabili: l'operazione è definitiva.
Le pratiche che richiedono un intervento, ordinate per scadenza: scaduti, entro 5, 10 o più giorni.
Raccogli i documenti di una stessa pratica per ritrovarli sempre insieme.
Il titolario gerarchico con cui i documenti vengono inquadrati per materia.
Soggetti interni ed esterni con recapiti e PEC, pronti da selezionare in fase di registrazione.
Lo storico delle operazioni: chi ha fatto cosa e quando, per tracciabilità e controllo.
Uffici, ruoli, utenti e permessi: la configurazione dell'ente, riservata agli amministratori.
Scadenze in evidenza, assegnazioni chiare, iter sempre tracciato. Raccontaci come lavora il tuo ente: ti mostriamo come ZapProtocol porta ordine nel protocollo informatico.
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